Conversamos con la bibliotecaria Roxana Donoso Palacios, profesional de extensa trayectoria y actual jefa del Departamento de Innovación y Transformación Digital de la Comisión para el Mercado Financiero. Actualmente se encuentra en comisión de servicio en la Convención Constituyente, a cargo de la Unidad de Gestión de Información y Archivo. Hablamos del inicio de su carrera en el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Católica de Chile, por mucho tiempo ligada a la organización del conocimiento, la innovación, nuevas tecnologías y formatos digitales de información. Hablamos de transformación digital del Estado, de su rol y la labor de la Convención Constituyente y destaca la importancia de nuestra profesión al aportar un pensamiento estructurado a distintos procesos en las más variados escenarios.
Puede ser de su interés escuchar también la intervención de Roxana Donoso sobre los desafíos de la gestión documental en Chile durante la semana del bibliotecario 2022 en la UTEM
Esta es una transcripción ligeramente editada de la conversación de 29:02 minutos.
[00:00:08] – Guillermo Toro
Estamos en el episodio número 13 de Yepo, superando la triscaidecafobia, junto a Roxana Donoso Palacios, gran colega y bibliotecaria de la Universidad de Chile y Magister Online en Documentación Digital de la Universidad de Pompeu Fabra. Barcelona, España. Posee ella una extensa trayectoria a nivel nacional liderando proyectos de gestión de información, en particular diseño e instalación de entornos de arquitectura de información, interoperabilidad de plataformas tecnológicas, navegación y conservación digital de colecciones. Actualmente es jefa del Departamento de Innovación y Transformación Digital de la Comisión para el Mercado Financiero y se encuentra en comisión de servicio en la Convención Constituyente, a cargo de la Unidad de Gestión de Información y Archivo. Anteriormente ha sido jefa del Departamento de Recursos de Información de la Biblioteca del Congreso Nacional y jefa del Área Multimedia del Sistema de Servicios de Información y Bibliotecas de la Universidad de Chile SISIB. En forma paralela, ha ejercido actividades docentes, de investigación y consultoría. Es miembro de Transformación Pública, grupo de la sociedad civil, un equipo apasionado por el valor público en soluciones con impacto.
[00:01:23] – Guillermo Toro
Roxana muy buenos días. Estamos junto a Cristian Cabezas, director del podcast Yepo para recibirte y conversar esta mañana en el episodio 13 de Yepo.
[00:01:33] – Roxana Donoso
¡Buenos días! Muchas gracias, Cristian y Guillermo por esta invitación. Feliz de conversar con ustedes.
[00:01:40] – Cristian Cabezas
Muchas gracias. Buenos días. Abrir con una pregunta general, que es un poco lo que hemos conversado en los episodios anteriores. Desde tu perspectiva primero como profesional, como bibliotecóloga. ¿Cómo ves esta trayectoria de vida, en tu experiencia? ¿Qué crees que es lo más importante que puedes transmitirles a otros profesionales sobre cómo tu profesión se dio? y cómo dentro de eso, fuera de eso, más allá de eso, has llegado hasta aquí.
[00:02:16] – Roxana Donoso
Bueno, quiero ser bastante pretenciosa. No me gusta llamarme bibliotecóloga. Yo soy bibliotecaria. Y digo pretenciosa porque bibliotecario era Borges, bibliotecarios eran grandes pensadores que son muy admirables, porque en general -como Bataille, gran bibliotecario o Mao- que es lo que me interesaba a mí, o lo que me interesa fundamentalmente tiene que ver con la forma de vida. Creo que de los bibliotecarios un gran valor es que nuestro entrenamiento está orientado a ordenar espacios, ordenar mundos, a tener miradas estructuradas sobre lo que tenemos que enfrentar. Y esto yo siempre he dicho creo que es el valor más grande. El poder mirar un espacio, una unidad de información, un sistema de gestión con esta mirada estructurada de manera de poder racionalizar, de poder generar productos. Yo creo que adoro mis clases de catalogación, no las de la Universidad de Chile, sino que las que tuve después con grandes mentes, como fue María Inés Fuentes, ¿te acuerdas? Impresionante. Y haber trabajado en este equipo, en la [Universidad] Católica, de tanto valor, que fue ese equipo que se formó durante los años 80, donde pasamos de vivir en un espacio sumamente encogido, restringido, a lo que fue la gran biblioteca del campus San Joaquín y todo el mundo que se abrió detrás de algo que fue más allá que un edificio, sino que era una concepción de servicios y fue un impacto muy grande. Tal vez eso es lo que voy llevando en mi trayectoria. Y, además, el hecho de haber pasado por otras disciplinas como es la producción, que también fue desarrollada en la Católica, que me tocó toda la época del centenario de la universidad, donde trabajamos mucho para desarrollar el centro de extensión de la Universidad Católica. Diría que todas estas cosas fueron lo que me fue haciendo en el camino.
[00:04:44] – Guillermo Toro
Bueno, en esa época -eso lo habíamos conversado recién- estaba Soledad Ferreiro liderando estos cambios y justamente a ti te correspondió en este tiempo estar ahí, presente en toda esta transformación de la Universidad Católica que queremos rescatar también como historia de la profesión. En el Yepo 2, Ingrid Espinoza nos contó de su proyecto de rescate de la historia de la bibliotecología en Chile y creemos que este capítulo no está bien cubierto todavía. Creo que hay más que contar respecto a esa etapa inicial de la Universidad Católica, cuando se cambia de Casa central la biblioteca, como una biblioteca tradicional antigua podemos decir, a San Joaquín y con este edificio moderno que tiene transformaciones, como tú dices, no solo como edificio, sino que trae un nuevo concepto. ¿Cómo fue ese inicio? Me imagino yo que este cambio profesional fue grande, hubo un giro ahí. ¿Tú nos puedes contar más de este tiempo?
[00:05:43] – Roxana Donoso
Bueno, el giro fue fuerte. Primero en la apertura de las relaciones. Yo era el último orejón del tarro, como dicen los argentinos, porque era chica. Después llegó más chica, mi querida amiga Jacqueline Faure, una gran colega que ya no está en Chile y que nos tocaba como las más chica, hacer la pega más dura, ordenar estantería y todo. Pero ¿qué produjo ese cambio tan grande? Fue como una integración de la gente, una cosa como instantánea, algo que [hasta entonces] había sido [con] catalogadoras silenciosas, trabajadoras, [así era] la gente de la biblioteca y de repente se armó un espacio social muy fuerte e integrado. Y fue muy lindo ese cambio porque nos reconocimos, porque nos habíamos conocido desde un puesto muy duro, a reconocernos en este espacio abierto donde había una salita para ir a tomar café, una salita para almorzar y todo eso empezó a ser un proceso de integración, donde la gente empezó a conversar y a tener proyectos y expectativas. Y junto con este gran cambio vino también el proyecto de automatización de la biblioteca, con un desarrollo propio de un sistema integrado y que nos llevó muchos años de trabajo. Y creo que también fue una tremenda experiencia el poder participar de ese equipo. Había grandes personas, partió con Ricardo Salas, después llegó Jaime de Mayo, participaba aportando conocimiento del MARC Alejandro Burgos. Estaba Hugo Cisternas, Rodrigo Cifuentes. Había mucha gente en ese proyecto, por supuesto, en María Luisa Arenas, Alicia Gaete, la misma Sole[dad Ferreiro]. Pero fue como una transformación de una biblioteca decimonónica a una biblioteca ya más del contexto más internacionalizado.
[00:08:07] – Cristian Cabezas
Uno de los temas que tenemos que preguntarte es sobre transformación digital. Cómo te ves tú hoy en tu escenario y las cosas que has hecho en los últimos años respecto de este tema, que a muchos nos preocupa porque estamos trabajando en esa área. Cuéntanos ¿cuál es tu visión, lo que crees que viene en el futuro?
[00:08:26] – Roxana Donoso
Bueno, yo creo que este proceso de transformación digital es una transición. Es una transición en el sentido de que estamos llevando procesos y procedimientos a un mundo digital, pero no estamos cambiando el fondo, estamos cambiando los medios, estamos simplificando procesos, pero de fondo seguimos amarrado a un documento que es una carta, un oficio, una resolución, un decreto que sigue pareciéndose a la forma en que se hace manualmente y en papel. Yo creo que esta es una transición porque el futuro es dato y por lo tanto, de alguna manera estos documentos van a tener que ir migrando a poder ser consumidos como dato también, y ahí hay un gran trabajo que hacer. Yo tengo la experiencia de haber hecho la transformación digital de la Superintendencia de Bancos, llegar a cero papel, tener los datos totalmente automatizados, sin intervención, sin papeles. Fue un proyecto exitoso. Sin embargo, quedamos congelados a raíz de la fusión de la Superintendencia de Bancos con Valores y Seguros y convertidos en la Comisión por Mercado Financiero, porque el próximo paso para mí era explotar eso.
[00:09:52] – Roxana Donoso
Por ejemplo, si yo tengo toda mi documentación en una base de datos, entonces puedo armar jurisprudencia, puedo armar registro o armar un montón de cosas solo con marcación y eso ahí quedó. También me quedó muy diseñado un modelo de gestión de tarea, pero no pudimos continuar. Y un poco encima se vino la pandemia que congeló todos los proyectos y ahí fue que yo seguí pensando y trabajando y formamos este grupo de transformación pública, porque nos dábamos cuenta de que la situación, tanto de los organismos como del personal de esos organismos, era precaria y que era muy difícil que se enfrentara una transformación digital sin recursos y sin capacitación profunda. Y claro, estábamos todos en pandemia, teníamos tiempo y empezamos a tirar por ahí, pero igual eso no es suficiente y nosotros podemos apoyar, podemos ayudar. Pero fue interesante el último cambio de la ley, donde se amplió el periodo al 2027. Y lo más interesante son las causales. Las causales, eran algo que nosotros teníamos claro, pero que fueron plasmadas en un informe del BID desarrollado por el ex director de la GESIC de Uruguay, donde establece claramente que el Estado de Chile no está en condiciones.
[00:11:25] – Roxana Donoso
Los organismos de Estado no están en condiciones de afrontar este proyecto sin tener primero un presupuesto, porque la transformación digital requiere presupuesto, porque necesitas, ya sea serverless, en la nube, con servidores, con lo que quieras. Necesitas poder invertir, necesitas software, necesitas equipamientos. No puede ser que la gente crea que con un escáner de casa puede hacer transformación digital. Necesitas mucha infraestructura y esa infraestructura, la mayoría o la tienen mal orientada o no la tiene simplemente. Y en el segundo lugar, la capacitación, porque aquí la gente no me cabe duda de que sabe lo que tiene que hacer, pero no sabe por dónde partir y al tratar de partir no tiene foco y empieza a abrirse como en un abanico enorme y no va abarcar nunca todo lo que tiene que abarcar. Entonces indispensable análisis de proceso, levantamiento total y después elegir y hacer un roadmap en que diga por qué voy a partir, dónde me duele más, donde voy a tener más impacto en mi organización, porque esta cuestión solo funciona si hay impacto.
[00:12:47] – Roxana Donoso
Entonces, si yo hago un roadmap y digo «ya, en esta etapa voy a entregar esto», o sea, tengo entregable y ese entregable la gente lo ve y en esa segunda tengo otro y otro entregable, va generando confianza. Pero si tú quieres tener el modelo perfecto y después de cinco años entregarlo, se te agotó todo, nadie te cree. Esa es mi experiencia: los entregables. O sea, cada seis meses tengo que tirar algo. Puedo partir desde algo muy pequeño, pero tengo que empezar con un entregable. Y por eso el concepto de roadmap acá es indispensable. ¿Cómo voy a trazar? No todos van a trazar igual. Y eso es parte de la cultura de cada institución. No hay receta. Porque lo primero es conocer profundamente tu institución. Es mi idea por lo menos.
[00:13:45] – Cristian Cabezas
Otro tema que queremos que nos cuente es sobre tu participación del proceso del órgano constituyente.
[00:13:53] – Roxana Donoso
La Comisión, de la Convención.
[00:13:55] – Cristian Cabezas
De la Convención. ¿Cómo fue eso en términos documentales? ¿hasta dónde viste tú el proceso?
[00:14:02] – Roxana Donoso
Bueno, yo creo que yo soy la única sobreviviente de la Convención. Mi equipo y yo. Porque fue un proceso muy complejo. Muy complejo, muy duro. Yo llegué en septiembre y ellos habían partido en julio. Ya había mucho descontrol. Tienes que situarte en un organismo que no tiene procedimientos, no tiene procesos, no tiene organigrama, no tiene nada. Probablemente cuando partieron no sabían lo que era un oficio o una resolución. Y hubo que empezar a improvisar rápido, más que improvisar, levantar procesos rápidamente. Número uno, o cero, era instalar una oficina de partes que recibiera, aunque fuera con un lápiz bic y un cuaderno, para escribir lo entregaban, porque entraba y entraba y nadie tenía idea dónde estaba. Eso fue lo primero que hicimos. Lo montamos en una semana. Tuve el apoyo de gente muy capaz también, eso de todas maneras. Y después fue darnos cuenta de que no usaban firmas digitales, usaban jpg [imágenes de las firmas ológrafas] y yo empecé a discutir la situación muy fuertemente porque le decía ¿cuál es el valor de instrumento público que tiene un documento firmado con stickers?
[00:15:29] – Roxana Donoso
Como el reglamento me mandataba a instalar una plataforma, empezamos a ver qué plataforma podíamos evaluar. Nadie se atrevía porque era para instalarla inmediatamente y yo indicaba que al menos la Mesa, las Secretarías, tenían que firmar digitalmente porque si no, el cuestionamiento de la validez de todo esto iba a ser muy importante. Se buscó, pedí a la SEGPRES y a Hacienda alguno de los desarrollos que están haciendo, especialmente el empaquetamiento que están haciendo del [desarrollo] de la Superintendencia de Casinos de Juego y ninguno se atrevió. Y finalmente apareció una start-up que había instalado en algunas partes y en el MOP, un sistema de gestión documental que, para mí, dejaba mucho que desear. Pero tenía una cosa que era fundamental: un escritorio digital donde se podía firmar electrónicamente bajo las condiciones que yo quería. Es decir, sin token, porque es un clavo y que se pudiera firmar en cualquier parte que estuvieran, para poder empezar a regularizar la calidad de la documentación que salía. Esto partió. Lo empezamos a evaluar en septiembre y en octubre. Ustedes saben que en el Estado todo se demora mucho. A fines de noviembre salió y el gran éxito fue que logramos que la primera mesa de la presidenta Loncon y el vicepresidente Bassa pudieran salir firmando digitalmente. Fue titánico y de ahí empezar a levantar una base de datos para poder ingresar documentación, que tampoco fue fácil. Yo debo reconocer que la gente de este software tuvo una actitud súper colaboradora. Además, como son start-up, trabajan muy rápido, tienen metodologías ágiles, por lo tanto era pedir e implementar, pedir e implementar, pedir e implementar. Lamentablemente no logramos que entendieran que los flujos eran importantes, entonces la documentación si entraba por la oficina de parte, nosotros podíamos gestionarla, pero había mucha que pasaba por arriba o por abajo, por los costados y eso fue un drama, un drama que yo advertí y que había un compromiso, reglamentario incluso, de la Convención de entregar el 100% a la Archivo Nacional y eso no va a pasar, «no, que sí, que después, que después, que después». Bueno, después, después vamos a tener un clavo y ustedes saben que tenemos solo 60 días para cierre administrativo, entonces [me decían] «no, si vamos a alcanzar» ustedes a lo mejor alcanzan, pero yo no voy a alcanzar.
[00:18:31] – Roxana Donoso
¿Por qué? Porque además el proceso era tan vertiginoso. Empezaban a las 09:00, terminaban reglamentariamente a las 23:59. Eso lo pusieron como en marzo o abril, después de haberse pasado muchas sesiones hasta las 04:00 o 05:00 de la mañana trabajando. Después tenían que irse con sus asesores, redactar la documentación para el otro día. Yo no sé cómo nadie murió. De verdad, porque la intensidad fue tremenda. Era una carrera, una carrera loca. Entonces empezaron a dejar de hacer actas. Y las cuentas no estaban. Y claro, qué pasó. El 4 de julio se entregó el texto constitucional y empezamos a buscar los papeles y los digitales. Hasta julio 31 he recibido alrededor de 20.000 documentos. Y recién podemos empezar a trabajar. Y se terminó el plazo administrativo. Entonces estamos en un impasse bastante complejo. Como este pódcast va a salir en un buen tiempo más, les puedo contar que nos han extendido hasta el 31 de noviembre. Cosa que insisto que tampoco va a ser suficiente. Porque había todo un conflicto político de no extender [este aspecto de] la Convención, porque se iba a entender que estábamos extendiendo la Convención [misma], no que estábamos cumpliendo con el mandato reglamentario.
[00:20:10] – Roxana Donoso
Así que se ha mantenido entre gallos y medianoche. No hemos podido publicitar que seguimos trabajando. Trabajamos hasta el 31, que yo también insisto que no vamos a alcanzar. Es demasiado. ¿Por qué? Porque hubo mucha desprolijidad en el proceso. Era tanta la [presión] «sube videos, sube esto, sube, sube, sube». Bueno, yo llevo, con un chico que trabaja conmigo, tres semanas revisando los videos. Entonces que encontramos: la citación es distinta al video y necesitamos saber si la citación está mal, o el video está mal. Y entonces hay que mandarlo al secretario de la Comisión, que es el único que puede definir cuál es la corrección que hay que hacer, si es la citación es fácil, si es el video hay que mándalo a convención TV, tienen que editarlo de nuevo para cambiar los «GC» creo que se llaman. Y eso es larguísimo. Yo estoy trabajando en la Comisión 6, de las temáticas; Matías está con las primeras, las transitorias. Las últimas, las finales era fácil porque fueron pocas sesiones. La armonización, preámbulo y normas transitorias. Y eso son muchas horas de estar viendo videos. Imagínate eso. Además, tienes 20.000 documentos para analizar. Entonces, el cuento es largo.
[00:21:46] – Guillermo Toro
¿Qué es lo que va a recibir el Archivo Nacional por parte de tu equipo de trabajo? Estoy entendiendo que además de los documentos que pueden ser las actas firmadas digitalmente, oficiales, podemos decir más formales ¿también estarían estos registros en video?
[00:22:02] – Roxana Donoso
El Archivo Nacional va a recibir los expedientes completos de las sesiones del Pleno, de las sesiones de las comisiones, los videos, las transcripciones de los videos y todos los materiales de todo el proceso legislativo completo. Incluso van borradores, van los documentos que se presentaron. Todo. Es un trabajo enorme.
[00:22:31] – Guillermo Toro
Y tremendo legado para los historiadores en el futuro. Imagínate recibir eso, y poder hacer análisis de la discusión más interna que hubo, valórica, de todo tipo. Me parece a mí que es un tremendo trabajo tal vez menos visible que el que tuvimos oportunidad de ver en la discusión de la Convención Constituyente. Pero por Dios, que va a quedar un gran legado aquí ¿no?
[00:22:54] – Roxana Donoso
Va a quedar un gran legado, porque al principio mi relación con los secretarios no fue tan fácil. Hasta que, como yo siempre digo, «no importa, prefiero pedir perdón a pedir permiso». Hasta que finalmente, voluntariamente me entregaron sus libros de acta, todos. ¿Tú sabes cómo es sacarle un libro de actas a uno de ellos? Y tengo todos los libros de acta, tengo los documentos que están con sus propias anotaciones, tengo muchas cosas, tengo las votaciones, tengo mucho material que va a ser muy rico de revisar, se va a entregar además tanto el expediente híbrido, con todo lo digitalizado, lo nativamente electrónico y el papel. Va todo para allá, o sea, el mandato [es] que no puede quedar nada en la Convención, porque no hay quien se lo quede.
[00:23:56] – Cristian Cabezas
Te agradecemos lo que nos cuentas. Yo creo que muy poca gente tiene conciencia de lo que significa este proceso y del trabajo que hay detrás y del profesionalismo que se requiere para poder desarrollarlo. Por eso creo que un registro muy relevante es lo que nos cuenta. Y nada solo también hacer un cierre diciendo que este es el tipo de trabajo que hacen muchos profesionales en distintas áreas. Trabajo que es difícil imaginarse, bajo qué condiciones, en situaciones coyunturales termina una bibliotecaria haciendo un trabajo como este.
[00:24:35] – Guillermo Toro
Estamos hablando de la desmaterialización de los documentos, no, pero de gestión de información, gestión de datos, gestión documental. ¿También nos vamos a desmaterializar los bibliotecarios? Quisiera como última reflexión que tú nos digas ¿cómo ves tú el perfil nuevo, qué tanto tiene que ver realmente con gestión, por ejemplo, lo que tenemos que abordar ahora? ¿Qué va a permanecer del antiguo bibliotecario que conocíamos cerca de los libros en este nuevo perfil?
[00:25:04] – Roxana Donoso
Bueno, yo siempre te he dicho lo mismo: el pensamiento estructurado. Para mí es el mayor valor, o sea, el pensamiento estructurado y el poder desarrollar nuevas herramientas. Desde el punto de vista de lo que hablábamos anteriormente, cómo pasamos de los encabezamientos de materia a tesauros a ontologías y que vamos avanzando, vamos poniéndonos en este lenguaje nuevo, que no es tan nuevo, y que nos va a poder ayudar a desmaterializar, porque eso es lo que te decía al principio. En este momento no estamos desmaterializando porque estamos haciendo una copia fiel de lo que fue el papel en un proceso digital. Vamos a desmaterializar el día que esto no se parezca a eso, cuando ya podamos tener un documento que vamos a poder extraer la data y vamos a poder hacer otras cosas con eso. Ahí ya vamos a estar en un pensamiento desmaterializado y eso es lo que hay que seguir cultivando y para eso se necesita el pensamiento estructurado, porque si no es caos. Hay mucha cosa que se puede resolver con inteligencia artificial y robótica, pero requiere un pensamiento estructurado a priori. Tú tienes que entrenar los robots, tienes que enseñarme al robot y le tienes que enseñar a pensar y a sacar conclusiones.
[00:26:29] – Roxana Donoso
Y eso no lo hace el robot por sí mismo, lo hace quien va alimentando ese software que va a hacer ese análisis. Es muy interesante y a lo mejor sería un buen ejercicio invitar a alguien de la SUSESO para mostrar ese proceso que ellos hicieron, porque es realmente notable y ahí hay mucha automatización, hay mucha robotización, inteligencia artificial. Así que hay que ir cambiando las mallas hacia ese mundo, porque es el mundo que les va a tocar a las futuras y futuros profesionales de la información, mucho gestión y análisis de procesos que no es frecuente en las mallas de las escuelas. El análisis de procesos es importante, porque es lo que te permite aprender a mirar. Si un pensamiento estructurado, con herramientas para ordenar, es eso. Igual van a seguir existiendo los referencistas y los catalogadores, pero en otro mundo, en otro espacio. El concepto base no cambia, pero sí las herramientas que tienen que manejar. Entonces ahí tenemos que aprender a levantar procesos, a dibujarlos, a hacer los análisis. Por ejemplo, mucha gente se aterroriza «oye, pero la metadata que viene en la norma técnica del Estado es esta y yo tengo esta otra» haga un crosswalk, se demora poquito y tiene resuelto el problema.
[00:28:01] – Roxana Donoso
¿Me entiendes? Cuando alguien se está ahogando la mirada de los bibliotecólogos de los gestores de información alivia mucho. Yo eso se los digo en las clases de diplomado. Ustedes al lado de los que están levantando los procesos, levantando los cuadros de clasificación, levantando las entidades documentales, resolviendo los problemas de metadata de un sistema con otro: [lado a] lado. Y eso porque tienen que ser capaces de trabajar en equipo interdisciplinario. Eso es lo que te puedo decir.
[00:28:40] – Guillermo Toro
Muchas gracias, Roxana, por tu visita.
[00:28:43] – Roxana Donoso
Le agradezco a ustedes y a ti en particular por introducirme al mundo de la triscaidecafobia.
[00:28:50] – Cristian Cabezas
Bueno, muchas gracias.
[00:28:53] – Roxana Donoso
Gracias a ustedes